Una matriz de priorización es una herramienta esencial en la gestión de tareas y proyectos, especialmente en entornos organizacionales. Permite establecer niveles de importancia y urgencia, por lo que ayuda a optimizar el uso del tiempo y los recursos disponibles. Así, esta técnica facilita la toma de decisiones informadas y la gestión eficiente de riesgos.
A continuación, se detallan los diferentes tipos de matrices de priorización y sus aplicaciones prácticas. Además, se compara esta herramienta con la matriz de Eisenhower y se proporciona un paso a paso para su implementación efectiva. Finalmente, se destacan las ventajas de utilizar una matriz de priorización en la mejora de la productividad y la eficiencia de los equipos.
Una matriz de priorización es una herramienta que permite establecer jerarquías o niveles de importancia de tareas o proyectos. Parte de la utilización de una serie de variables cuya función es determinar la cualidad de aquello que se debe hacer, es decir, si tiene gran impacto, plazos o deadlines próximos, entre otros. En pocas palabras, ayuda a definir la preeminencia de una actividad sobre otra(s).
Así, al proveer un modelo de clasificación, la matriz de prioridades (priority matrix) contribuye a tomar decisiones según criterios que dan cuenta de qué es lo que requiere más atención y qué es lo que puede esperar o ser postergado. Esta matriz se clasifica en dos tipos: simple y compleja. Las simples cuentan con una estructura básica, mientras que las complejas, con un planteamiento más extenso.
Pero ¿cómo se grafica la matriz? Se plantea como un gráfico con filas y columnas, donde el eje vertical corresponde a la importancia y el eje horizontal a la urgencia. Cuando la matriz se torna compleja, se agregan filas.
Visto esto, para crear la matriz se toman en cuenta los siguientes aspectos:
La aplicación de una matriz de priorización, entonces, puede ayudar a mejorar la eficiencia y productividad de los equipos mediante la asignación correcta de recursos tanto humanos como materiales.
En el ámbito organizacional, la matriz de priorización está muy extendida debido a sus claras ventajas en la obtención de resultados y la búsqueda de alto rendimiento. Sin embargo, suele ser equiparada con la matriz de Eisenhower, una herramienta similar, pero de diferente enfoque.
Pero ¿cuál es la principal diferencia entre ambas matrices? Veamos: poseen en común el objetivo de gestionar prioridades, desde luego, pero se distinguen entre sí por la orientación. Dicho esto, la matriz de priorización abarca diferentes aspectos de la ejecución de tareas, mientras que la matriz de Eisenhower se concentra solo en la gestión del tiempo.
Ahora bien, ¿qué criterios utiliza la matriz de Eisenhower? Las tareas se clasifican según acciones como hacer, programar, delegar y eliminar.
El primer paso para implementar adecuadamente la matriz de priorización es identificar todas y cada una de las tareas pendientes, incluidas actividades asociadas a ellas, como reuniones, llamadas, entre otros. Esta identificación debe ser, a todas luces, exhaustiva. En la recopilación de esta información, líderes y trabajadores participan activamente, quienes contribuyen a reconocer las actividades importantes.
Con la lista de tareas pendientes, se plantean las variables con las que se organizarán las acciones de los equipos. ¿Cuáles son estas? Se cuentan, al menos, cinco variables: importancia, impacto, tiempo, esfuerzo y plazo. Para priorizar una tarea, se toman en cuenta dos de estas variables para determinar cuán urgente es y cómo se puede abordar.
Con las tareas y variables definidas, se procede a crear la matriz. Como se vio, esta matriz puede ser simple o compleja dependiendo de las variables seleccionadas. Cada cuadrante del gráfico representa un valor y se relaciona con otro, lo que permite determinar la prioridad. Por ejemplo, se pueden establecer criterios de urgencia (desde apremiante a baja) y criterios de esfuerzo (desde muy alto a muy bajo).
En este paso, las tareas se consignan en la matriz según la evaluación de las variables identificadas. Cada tarea se ubicará en el cuadrante o sección correspondiente, lo que facilitará la identificación de aquellas que requieren atención inmediata y aquellas que pueden esperar. Es importante ser objetivo y realista al asignar las tareas para asegurar la efectividad del proceso.
Finalmente, con las tareas priorizadas, se elabora un plan de acción. Este plan debe incluir objetivos, plazos específicos, responsables, hitos de supervisión y recursos necesarios para completar cada tarea. Al seguir este plan, se garantiza que las actividades más críticas se realicen primero. El objetivo es optimizar el uso del tiempo y los recursos disponibles.
La matriz de priorización, según lo visto hasta este punto, resalta por su capacidad para organizar las tareas más importantes. Como consecuencia, los equipos centran sus esfuerzos y atención a cumplir con el plan de acción propuesto. En todo momento, se toman en cuenta los objetivos estratégicos tanto del equipo como de la empresa.
El plan estratégico de la organización ofrece un marco de acción: todas las decisiones deben orientarse a su cumplimiento. Al evaluar las tareas en función de las variables clave, se asegura que los esfuerzos y recursos sean utilizados eficientemente para alcanzar las metas a mediano y largo plazo.
Uno de los recursos más importantes dentro de las empresas es, sin lugar a duda, el tiempo. Más allá de los recursos económicos, de importancia innegable, el tiempo es clave para atender las solicitudes de los clientes. Al organizar las tareas de menor a mayor importancia, se logra una gestión del tiempo más efectiva y productiva. Así, se priorizan o se postergan tareas según su nivel de urgencia.
Si el tiempo y el dinero son importantes, lo es también la oportuna toma de decisiones. La matriz de priorización proporciona una visión clara de tareas, responsabilidades y prioridades, lo que conduce a una elección centrada en los resultados. De hecho, la matriz ofrece seguridad y precisión.
Por último, la matriz de prioridades contribuye a una mejor gestión de riesgos. Tras la evaluación y clasificación de las tareas, se pueden identificar posibles problemas y obstáculos con anticipación. Como resultado, es posible la implementación de medidas preventivas y correctivas.
Aunque esta pregunta parezca una obviedad, es necesario brindarle una respuesta. La matriz de priorización es particularmente útil en circunstancias en las que tareas y proyectos confluyen, sobre todo, cuando hay recursos limitados (trabajadores, tiempo, dinero). Además, están otros contextos como las crisis o cambios en la empresa que obligan a tomar decisiones complejas y, desde luego, aplicar respuestas más efectivas y organizadas. Como se sabe, en la gestión de proyectos, estas decisiones pueden determinar el éxito o el fracaso.