Hoy en día, y teniendo en cuenta el panorama actual, para garantizar resultados en el entorno empresarial es crucial que la gestión sea eficiente. Es por esto por lo que las herramientas que facilitan estos procesos se han convertido en esenciales para coordinar equipos, planificar tareas y mantener la comunicación.
A lo largo de este artículo vamos a ver algunas de las herramientas más utilizadas por los usuarios y que nos aporta cada una de ellas.
Elegir la mejor herramienta para gestionar los proyectos de una empresa puede resultar complejo, es por esto por lo que existen una serie de factores para tener en cuenta antes de llevarlo a cabo, que son:
Una vez tenemos claro estos aspectos, lo ideal sería comprobar la integración de estas herramientas con las que ya se usan en la empresa, para reducir posibles problemas de compatibilidad, evaluar la facilidad de uso y analizar la relación coste-beneficio.
Existe un amplio catálogo de herramientas que se pueden utilizar para facilitar la gestión, a continuación, analizaremos algunas de las más utilizadas.
Esta herramienta, Asana, destaca por la alta compatibilidad con otras herramientas populares y permite una comunicación y seguimiento del progreso en tiempo real, además de una interfaz intuitiva.
Para considerar encontramos que la versión gratuita puede quedarse corta en algunos casos, la gestión de presupuestos no es demasiado avanzada y el rendimiento con proyectos muy grandes puede verse desmejorado.
Trello se trata de una herramienta muy sencilla de usar, se adapta a cualquier tamaño de empresa y todo tipo de proyectos En consecuencia, supone una mejora de la productividad si se usa adecuadamente.
Los contras de uso de esta aplicación se centran en que muchas funcionalidades son de pago, y que puede resultar confuso si el proyecto es muy grande.
La herramienta Jira se caracteriza por ser muy adecuada para empresas que utilizan metodologías ágiles y es altamente personalizable.
En contraposición, se trata de una herramienta compleja, que para equipos pequeños puede resultar excesiva y que la versión gratuita es muy limitada.
Notion se caracteriza por su alta personalización y flexibilidad, además de que ofrece un excelente servicio de sincronización entre dispositivos.
Cabe destacar que no se trata de una herramienta pensaba específicamente para gestionar proyectos complejos, por lo que puede quedarse corta. Además, puede resultar lenta en algunos casos.
Clickup se trata de una plataforma multifunción, es decir, permite la gestión de tareas, documentos metas, automatizaciones… Además, es altamente personalizable y en relación calidad/precio del plan de pago es de las mejores.
Por otra parte, la curva de aprendizaje de uso es considerable, en algunos casos puede resultar un poco lenta, y en empresas y proyectos pequeños puede ser demasiado.
La aplicación Microsoft Teams se caracteriza por integrar chat, videollamadas y colaboración, además de tener una integración evidente dentro de las demás herramientas de Microsoft. La seguridad y gestión de permisos es muy alta.
Entre los aspectos negativos de la herramienta hay que destacar la complejidad inicial, la necesidad de pago para algunas funciones y que requiere de una muy buena conexión.
Por último, vamos a hablar de la aplicación Wrike. Es muy personalizable y tiene unas buenas características tanto para equipos pequeños como grandes, además de que tiene muchas integraciones con otras aplicaciones.
Por el contrario, puede ser demasiado en algunos casos, el precio es elevado si no se van a utilizar todas las funciones y, además, existe limitación con algunas funciones que requieren complementos.
Dentro del ecosistema de herramientas de Google, existen unas dedicadas principalmente a la gestión de proyectos que son especialmente útiles para empresas pequeñas y medianas y equipos que trabajan en remoto.
Posibilita la creación y edición de hojas de cálculo, en las que se permite la colaboración en tiempo real, se almacenan en la nube. Además, ofrece una amplia gama de funciones para el análisis de datos.
Mediante diagramas de Gantt permite al equipo crear y editar planes de proyectos que quedan integrados con Google.
Se trata de una plataforma de almacenamiento en la nube que centraliza la información y facilita la colaboración en tiempo real.
Esta herramienta facilita las reuniones virtuales con un audio y vídeo de muy alta calidad. Se integra perfectamente con otros servicios de Google facilitando la programación y el acceso de los distintos miembros.
Ofrece la posibilidad de realizar documentos de forma colaborativa en tiempo real, incluyendo comentarios y sugerencias para facilitar la comunicación.
Es una herramienta esencial para gestionar el tiempo y programar eventos, entregas o reuniones. También ofrece la opción de enviar recordatorios automáticos a los participantes garantizando la colaboración.
Una vez que hemos visto estas distintas herramientas nos puede surgir la duda sobre cómo implementar alguna de estas herramientas, y es que es crucial tener en cuenta:
Es necesaria una comunicación al equipo con las razones por las que se ha tomado esta decisión y que se espera de la herramienta.
Será necesario formar a los empleados en el uso de la herramienta elegida para asegurar el éxito.
Será indispensable una evaluación de la efectividad de forma periódica para asegurar el correcto funcionamiento.
En definitiva, las herramientas de gestión de proyectos son cruciales en la sociedad actual, más concretamente en el entorno empresarial. Elegir la herramienta más adecuada en función de las características y objetivos será un aspecto clave para conseguir mejores resultados por medio de un trabajo más eficiente.
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