La comunicación efectiva en el trabajo es fundamental para el éxito de cualquier empresa o equipo. Sin una comunicación clara y precisa, pueden surgir malentendidos que afecten la productividad y el ambiente laboral. Transmitir ideas de manera comprensible y estar dispuestos a escuchar activamente a los compañeros son habilidades clave en cualquier entorno laboral.
La implementación de metodologías y nuevos canales tecnológicos para mejorar la gestión de equipos y flujos de trabajo resalta la importancia de una comunicación abierta y efectiva entre los miembros del equipo. Además, en la actualidad, existen plataformas de colaboración online, software de gestión de proyectos y aplicaciones de mensajería, que facilitan la comunicación y la colaboración entre equipos distribuidos geográficamente.
A continuación, vamos a ver los canales de comunicación para empresas más eficaces y que más se usan para conseguir la cohesión de los empleados a través de flujo de comunicación continuo.
Plataformas de colaboración en equipo (como Slack): estas plataformas ofrecen mensajería instantánea, organización de canales por equipos o proyectos, integración con otras herramientas y la posibilidad de compartir archivos. Sirven para facilitar la comunicación rápida, la colaboración en tiempo real y la gestión eficiente de proyectos al centralizar conversaciones y documentos.
Herramientas de gestión de proyectos (como Asana o Trello): estas herramientas permiten planificar, asignar tareas, hacer seguimiento del progreso y colaborar en proyectos. Facilitan la comunicación entre equipos al visualizar el estado de las tareas, los plazos y la distribución de responsabilidades.
Plataformas de videoconferencia (como Zoom o Microsoft Teams): estas plataformas ofrecen la posibilidad de realizar reuniones virtuales, videoconferencias y webinars. Son útiles para comunicarse cara a cara con equipos distribuidos geográficamente, realizar presentaciones, compartir pantalla y colaborar en tiempo real.
Redes sociales corporativas (como Workplace by Facebook o Yammer): estas redes proporcionan un espacio para la comunicación interna, permitiendo compartir noticias, actualizaciones de la empresa, colaborar en grupos temáticos y conectar a empleados de diferentes áreas y niveles jerárquicos.
Plataformas de gestión del conocimiento (como Confluence o SharePoint): estas plataformas permiten crear, almacenar y compartir información, documentos, manuales y políticas de la empresa. Facilitan la colaboración al tener un repositorio centralizado de conocimiento accesible para todos los empleados.
Si en tu empresa usáis algún tipo de canal de mensajería instantáneo, seguro que te has preguntado hasta qué punto estás exento de que tus superiores puedan leer tus mensajes. Pues bien, según la según el Reglamento General de Protección de Datos, en relación con los empleados que utilizan los canales de comunicación de la empresa, estos son los puntos clave que determinan hasta dónde puede llegar el control en las comunicaciones:
Consentimiento: si una empresa quiere usar WhatsApp, o cualquier otro canal de comunicación, para interactuar con sus empleados, debe obtener el consentimiento explícito de estos. Esto significa que los empleados deben dar su permiso de manera clara y específica.
Uso de datos personales: al usar WhatsApp, la empresa tiene acceso al número de teléfono móvil y al nombre de usuario de los empleados. Por lo tanto, es importante que los empleados sean conscientes de qué datos personales se están utilizando y para qué.
Riesgos: si una empresa utiliza WhatsApp sin la autorización de los empleados, puede ser denunciada ante la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos), lo que podría resultar en sanciones. En cuanto a la monitorización de las comunicaciones de los empleados sin su consentimiento, la empresa puede ser denunciada ante la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos), lo que podría resultar en sanciones.
Guía de la AEPD: la Agencia Española de Protección de Datos ha publicado una guía sobre protección de datos y relaciones laborales para ayudar a las organizaciones a cumplir con la legislación.
Derechos de los empleados: los empleados tienen derecho a ser informados sobre cómo se utilizan sus datos personales, y también tienen derecho a solicitar que se borren sus datos.
Casos específicos: en algunas situaciones, los jefes pueden tener acceso a las conversaciones de los empleados. Por ejemplo, en Slack, los jefes pueden leer los mensajes y conversaciones privadas de los empleados si se cumplen ciertas condiciones, como que los empleados estén de acuerdo y que la empresa tenga un plan ‘Plus’ o ‘Empresarial’. En Teams, los jefes pueden ver todos los mensajes que circulan, hacer un seguimiento de las reuniones y llamadas de los empleados, y ver las modificaciones en carpetas compartidas.
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