¿Alguna vez has interactuado como usuario con una empresa la cual te haya sorprendido por su forma de comunicarse? Por la creatividad y frescura de sus mensajes, por los formatos que utiliza, por los momentos que elije para contactar, por la cercanía o profesionalidad que transmite… todos esos aspectos extrapolan una imagen que el público capta y hace que se sienta más o menos atraído por la marca; y es por eso por lo que es tan importante cuidar al detalle la forma en que una entidad se comunica con el exterior.
En este post queremos hablarte de la guía de estilos de comunicación, un documento esencial para diseñar un plan de comunicación corporativo.
La comunicación es un todo de factores que apoyan, e incluso que determinan, la imagen de marca y, dentro de esos, factores están el estilo y tono que se eligen para transmitir valores intangibles, como la confianza, la experiencia o la transparencia.
Esto también es válido para en el ámbito intrapersonal, en el que un mensaje puede cambiar totalmente de sentido cuando se usa un tono u otro. De hecho, si se usa el tono incorrecto, se puede dar lugar a malentendidos. Pues en el ámbito corporativo pasa exactamente lo mismo: si no se establece una guía de estilo de comunicación, los mensajes carecerán de personalidad e incluso habrá fallos de comunicación.
Es importante que, además de elegir el mensaje y las palabras adecuadas, pensemos concienzudamente en el tono y el estilo que aplicaremos. ¡Empecemos por diferencias tono y estilo!
El tono se refiere a la actitud, emoción o disposición que el comunicador expresa a través del mensaje. Puede transmitir emociones como alegría, tristeza, enojo, simpatía, entre otros. El tono puede variar según la intención del comunicador y puede influir en cómo se percibe el mensaje. Por ejemplo, un mensaje puede tener un tono amable y comprensivo o un tono crítico y sarcástico.
Por otro lado, el estilo se refiere a la forma en que se presenta el mensaje, incluyendo la elección de palabras, la estructura de las oraciones, la gramática y otros aspectos lingüísticos. El estilo puede variar según el contexto y la audiencia a la que va dirigido. Puede ser formal, informal, técnico, poético, entre otros. El estilo de comunicación influye en la claridad y el impacto del mensaje.
Una guía de estilo de comunicación es una herramienta fundamental para cualquier organización y sirve para establecer pautas claras sobre cómo se debe comunicar interna y externamente en nombre de la empresa.
La guía debe de tener ciertas características como: coherencia, para que todos los mensajes compartan tono y estilo; profesionalidad, para transmitir la calidad del servicio y confianza; claridad, que contribuye a la transparencia y a la comprensión; ahorro de tiempo, facilita el proceso de creación de nuevos mensajes; orientación a los empleados, los ayuda a saber cómo comunicarse con la empresa; protección de la marca, evita la comunicación inapropiada y el fortalecimiento de la imagen de marca y adaptabilidad, para que los mensajes fluyan correctamente por diferentes canales.
Ahora que ya sabes lo importante que es el tono y el estilo de comunicación con el que vaya envuelto el mensaje, solo queda ver los pasos para crear una guía de estilo, ¡vamos a ello!
Define los objetivos del mensaje: antes de comenzar, establece los objetivos de la guía de estilo. ¿Qué deseas lograr con esta guía? ¿Qué aspectos específicos de la comunicación deseas abordar?
Identifica la audiencia: determina para quién se creará la guía de estilo. ¿Está dirigida a empleados, redactores, agencias externas, o a todos los involucrados en la comunicación de la empresa?
Analiza el estado actual de la comunicación de la empresa: examina las comunicaciones existentes de la organización, como correos electrónicos, documentos, publicaciones en redes sociales, anuncios, etc. Evalúa cómo se está comunicando actualmente y qué aspectos necesitan mejorarse.
Establece principios y valores: define los principios y valores de la empresa que deben reflejarse en la comunicación. Esto incluye la misión, visión, cultura empresarial y la personalidad de la marca.
Define el tono: piensa en cómo quieres que suene la comunicación de la empresa: ¿amigable, formal, técnica, accesible, sencilla, divertida…?
Marca unas reglas específicas de estilo: como el uso de mayúsculas, la gramática, la puntuación, la longitud de las frases y otros aspectos lingüísticos. Asegúrate de que sean coherentes con la imagen de la marca.
Incluye algunos ejemplos e instrucciones para los medios de comunicación: proporciona ejemplos concretos de cómo aplicar las directrices de estilo en situaciones reales y crea plantillas que los empleados puedan utilizar para documentos, presentaciones y otros tipos de comunicación. Además, es importante que también facilites ejemplos prácticos para los medios de comunicación y canales diversos, como: prensa digital, redes sociales, sitios de reseñas, directorios, eventos online y offline…
La respuesta es depende. Depende del contexto, del objetivo del mensaje, del contenido, del público receptor, de la imagen de marca del emisor… a continuación, te decimos a grandes rasgos cuáles son los cuatro estilos de comunicación corporativa.
Su objetivo es mantener a los empleados informados, comprometidos y alineados con los objetivos de la empresa. Se refiere a todos los mensajes que se distribuyen solamente entre los empleados de una empresa, generalmente, relacionados con políticas de empresa, novedades en los procedimientos, cambios, cultura empresarial, etc. Deben de ser directos, detallados, fáciles de entender. Dependiendo del contenido, el tono podrás ser más o menos distendido.
La comunicación externa se dirige a las partes externas a la organización, como clientes, proveedores, inversores, medios de comunicación y el público en general. Su objetivo es construir y mantener una buena reputación, promover productos o servicios, atraer inversores y mantener relaciones positivas con el entorno empresarial. Puede manifestarse a través de campañas publicitarias, relaciones públicas, presencia en redes sociales y otros medios.
Cuando una organización se enfrenta a situaciones de crisis, como desastres naturales, escándalos, problemas de seguridad o problemas de salud pública, la comunicación de crisis se convierte en un estilo crucial. Este tipo de comunicación se enfoca en gestionar la percepción pública y proporcionar información precisa y oportuna para mitigar el impacto negativo en la reputación de la empresa. La comunicación de crisis requiere una respuesta rápida y eficaz para mantener la confianza de los stakeholders.
La comunicación estratégica implica la planificación y ejecución de estrategias para lograr objetivos organizacionales específicos. Esto puede incluir la gestión de la marca, la promoción de una cultura corporativa sólida, la implementación de cambios en la organización y la influencia en la toma de decisiones. Se centra en alinear la comunicación con la visión y la misión de la empresa, así como en contribuir al éxito a largo plazo.
Y para acabar… no olvides que la guía de estilo de comunicación debe ser un documento vivo, que se actualice según sea necesario para adaptarse a los cambios en la organización y a las nuevas tendencias. ¡Suscríbete a Educa.Pro y aprende mucho más sobre gestión empresarial, marketing, comunicación y negocios!