Breve manual de Word: plantillas, combinación de correspondencia, formularios y control de cambios

Word es una de las herramientas más populares y usadas del paquete que ofrece Microsoft Office y su manejo es imprescindible para cualquier tipo de trabajo que implique un ordenador. Dentro de las competencias digitales básicas, se presuponen varias herramientas, como Word o Excel, que permiten agilizar y organizar el trabajo, por eso, si aún no sabes cómo usar Word, en este post te contamos como iniciarte.

¡Sigue leyendo este breve manual de Word!

Manejo de Plantillas de Word

Comencemos hablando sobre las plantillas de Word. Este formato consiste en un documento prediseñado que contiene una estructura ya disponible para ayudar a los usuarios a crear documentos de manera más eficiente y profesional. Estas plantillas pueden abarcar una variedad de tipos de documentos, como cartas, currículums, informes, volantes, tarjetas de presentación, entre otros.

Lo mejor de trabajar con plantillas de Word es que no tienes por qué seguir cien por cien la estructura que plantean, sino que puedes basarte en la plantilla existente y simplemente añadir o modificar el contenido específico que necesitas. Las plantillas suelen incluir espacios reservados para texto, imágenes, tablas y otros elementos comunes, lo que facilita la personalización.

¿Y si quieres guardar la plantilla que tú mismo has creado? ¡Muy Fácil!

• Ve a “guardar como”, “equipo”.
• Para obtener una plantilla básica, haga clic en el elemento de plantilla en la lista Guardar como tipo . En Word por ejemplo, haga clic en Word Plantilla.
• Selecciona plantilla de Word.
• Guardar.

¿Para qué sirve la combinación de correspondencia de Word?

Esta función es muy útil cuando quieres pasar un mismo comunicado a un grupo de gente, ya que permite generar múltiples documentos personalizados a partir de una plantilla y una lista de destinatarios. Esta función es particularmente útil cuando necesitas enviar la misma información a varias personas, pero con detalles específicos para cada una, como nombres, direcciones o números de referencia.

Con la combinación de correspondencia de Word puedes hacer todo esto:

La combinación de correspondencia se utiliza principalmente para crear:

• Cartas personalizadas: puedes crear cartas que se dirijan a cada destinatario de manera individual, insertando automáticamente sus nombres, direcciones u otra información relevante en la plantilla.
• Etiquetas y sobres: es posible generar etiquetas de dirección o sobres personalizados para cada destinatario de una lista.
• Correos electrónicos: Además de cartas y documentos impresos, la combinación de correspondencia también se puede utilizar para enviar correos electrónicos personalizados a una lista de destinatarios.
• Invitaciones y tarjetas: si estás organizando un evento y deseas enviar invitaciones o tarjetas personalizadas, la combinación de correspondencia te permitirá crear estas piezas de manera eficiente.

¿Cómo se crean formularios en Word?

Crear formularios en Word puede ser muy útil para recopilar información de manera organizada. Aquí te explicamos los pasos básicos para crear formularios en Microsoft Word:

1. Abrir un Documento en Blanco: abre Microsoft Word y crea un nuevo documento en blanco.
2. Habilitar la Pestaña «Desarrollador»: por defecto, la pestaña «Desarrollador» no suele estar habilitada en Word. Para hacerlo, ve a la pestaña «Archivo» y selecciona «Opciones». En la ventana que aparece, elige «Personalizar cinta de opciones» y activa la casilla «Desarrollador». Luego, haz clic en «Aceptar».
3. Diseñar el Formulario: ve a la pestaña «Desarrollador».
4. En la sección «Controles», encontrarás varios tipos de campos que puedes agregar al formulario, como casillas de verificación, cuadros de texto, menús desplegables, botones de opción, etc.
5. Haz clic en el tipo de campo que deseas agregar al formulario y luego haz clic en el lugar donde quieras insertarlo en el documento.

Personalizar los Campos:

• Una vez que agregues un campo, puedes hacer clic derecho sobre él y seleccionar «Propiedades de control». Aquí puedes configurar el nombre, el texto de etiqueta y otras opciones específicas del campo.
• Si deseas que un campo sea de tipo de selección múltiple (por ejemplo, casillas de verificación), puedes configurar las opciones disponibles.
• Proteger el Formulario: para evitar que los usuarios modifiquen accidentalmente las áreas no deseadas del formulario, puedes protegerlo. Ve a la pestaña «Desarrollador» y haz clic en «Proteger documento». Puedes elegir «Restringir edición» y configurar las opciones según tus necesidades. Es posible que debas definir una contraseña si deseas quitar la protección más adelante.
• Guardar y distribuir: una vez que hayas diseñado y protegido el formulario, guárdalo. Luego, puedes imprimirlo y distribuirlo en formato impreso o guardar el archivo en formato digital para compartirlo electrónicamente.

¿Para qué sirve el control de cambios en un documento de Word?

Si trabajas en equipo, esta función te será muy útil. El control de cambios en Word es una función que permite rastrear y mostrar las modificaciones realizadas en un documento. Es especialmente útil cuando varias personas colaboran en la edición de un documento, ya que permite identificar quién realizó qué cambios y cuándo se realizaron.

Cuando el Control de Cambios está activado, cualquier modificación que se realice en el documento se resalta de manera distintiva.

¿Cómo trabajar con el control de cambios de Word?

Activar el control de cambios

Ve a la pestaña «Revisar» en la barra de herramientas de Word.

Haz clic en el botón «Control de Cambios» para activarlo. Una vez activado, Word comenzará a rastrear los cambios que realices en el documento.

Realizar cambios

Realiza las modificaciones necesarias en el documento. Word resaltará las inserciones en color y mostrará las eliminaciones como texto tachado.

Agregar comentarios

Además de los cambios directos en el texto, puedes agregar comentarios explicativos en los márgenes del documento.

Revisar los Cambios

Los cambios se resaltarán y estarán visibles en el documento mientras el Control de Cambios esté activado.

Puedes navegar por los cambios utilizando las flechas de navegación en la barra de herramientas de revisión.

Aceptar o Rechazar Cambios

Puedes aceptar o rechazar los cambios uno por uno o en grupo. Haz clic derecho sobre un cambio para elegir si lo aceptas o rechazas.

Desactivar el Control de Cambios

Una vez que hayas revisado y aceptado o rechazado los cambios, puedes desactivar el Control de Cambios desde la pestaña «Revisar».

¿Conocías estas funcionalidades de Word? Esperamos que este breve manual de Word te haya servido para descubrir nuevos tips que den fluidez a tu trabajo. ¡Suscríbete a nuestra app para realizar las formaciones en TICS que actualizarán tu perfil!